Tiết kiệm thời gian và tiền bạc khi áp dụng tự động hóa quá trình tạo thư mục và các file tài liệu theo biểu mẫu trên Google Drive.

Google Drive: “Yêu nhau lắm, cắn nhau đau”

Ngắn gọn, = ❤ + 😂

Bạn là fan hâm mộ của Google Drive. Tài khoản Google Drive của bạn, dù là miễn phí hay có phí, luôn trong tình trạng mở (hoạt động) mỗi khi bạn đến văn phòng hay khi gặp mặt khách hàng. Bạn yêu Google Drive.

Nhưng “yêu nhau lắm, cắn nhau đau”. 

Google Drive đôi khi khiến bạn buồn chán và mất thời gian. 

Hai tình huống sau là ví dụ.

Bạn là một nhân viên bán hàng. Phần lớn thời gian bạn di chuyển trên đường để gặp mặt khách hàng. Bạn thấy buồn chán khi lặp đi lặp lại việc tạo bản sao báo giá, tạo bản sao hợp đồng theo mẫu của công ty bạn cho một khách hàng cũ. Kết thúc việc tạo bản sao của file, bạn còn phải tạo mới thêm thư mục và di chuyển các file vừa tạo vào thư mục mới, vẫn chưa hết, bạn còn phải đặt/đổi tên cho file mới để tránh bị trùng lặp tên file. Rất mất thời gian và nhàm chán!

Tình huống nghiêm trọng hơn, khi Bạn làm giám đốc một dự án lớn. Cụ thể hơn, giả định bạn là giám đốc của một dự án, với nhiệm vụ thiết kế và thi công nội thất theo yêu cầu của khách hàng.

Có rất nhiều đối tượng người dùng khác nhau tham gia vào dự án này.

Ở phía nội bộ công ty, nhân sự tham gia dự án đến từ phòng bán hàng, marketing, kế toán, nhân viên giám sát công trình, nhân viên mua hàng, ban giám đốc, và bạn: giám đốc của dự án.

Bên ngoài công ty, có sự tham gia của các nhà cung ứng khác nhau, ví dụ các nhà thầu phụ về sàn gỗ, nhà thầu phụ cung cấp thợ, cộng tác viên thiết kế nội thất….v..v.. Đặc biệt, đó là sự tham gia của khách hàng. 

Khách hàng muốn nắm được sự thay đổi giữa các lần báo giá, muốn nắm được thông tin cập nhật các loại bản vẽ. Khách hàng không thường xuyên ở công trình, nhưng họ muốn nắm báo cáo về thông tin tiến độ dự án hàng ngày qua hình ảnh thực tế ghi nhận tại công trình và qua biểu đồ trên file. 

Khách hàng cũng muốn lưu trữ toàn bộ các hình ảnh, giấy tờ, biểu mẫu về xuất xứ hàng hóa, thời hạn bảo hành công trình. 

Thêm nữa, với vai trò là giám đốc dự án, bạn muốn các đoạn hội thoại quan trọng, ví dụ, hội thoại giữa nhân viên bán hàng và khách hàng, đoạn hội thoại về ghi nhận và xử lý lỗi phát sinh tại công trình giữa các nhà thầu phụ và giám sát công trình.

Còn rất nhiều nhu cầu khác nhau về việc sắp xếp và phân luồng thông tin trong dự án này. 

Trong tình huống này, bạn phải tạo một hồ sơ dự án cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau. Hồ sơ của bạn bao gồm rất nhiều thư mục chính (thư mục cha), trong mỗi thư mục chính có nhiều thư mục phụ (thư mục con), trong mỗi thư mục phụ lại chứa nhiều file khác nhau. Đó là những file theo biểu mẫu (form) công ty bạn, ví dụ, Mẫu báo giá đối với bộ phận bán hàng. Mẫu đề nghị thanh toán áp dụng cho các nhà thầu của phòng kế toán. Mẫu nghiệm thu tại công trình dành cho bộ phận giám sát. .v.v. 

Các hình ảnh dưới đây là ví dụ 01 bộ hồ sơ dự án mà bạn cần tạo ra, để quản lý dự án: thiết kế và thi công nội thất.

Tự động hóa + Google Drive  = x5 lần hiệu suất công ty

Chờ đã! 

Rất may mắn, chúng ta có thể tự động hóa hoàn toàn việc tạo hồ sơ dự án nói trên. Chỉ trong vài lần nhấp chuột. Bạn có thể ngay trên điện thoại!

Cấu trúc một hồ sơ dự án / khách hàng được tạo tự động trên Google Drive

Video sau mô tả toàn bộ quy trình tự động hóa tạo hồ sơ dự án / hồ sơ khách hàng. 

Trong video này, một hồ sơ dự án sẽ được tạo tự động cho khách hàng có thông tin như dưới đây: 

Thông tin về khách hàng 
Họ và tênVo Tu Duc
Địa chỉSố 02 Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại08.8888.3458
Email4xteen@gmail.com
Nhu cầuHoàn thiện nội thất
Các thông tin này, sẽ được tự động điền vào trong các tài liệu thuộc hồ sơ dự ánEmail của khách hàng sẽ tự động nhận thông báoCác thư mục của dự án, được phân quyền tự động cho email của khách hàng
Email Người dùng (User’s email)Vai trò (Roles)
4xteen@gmail.comKhách hàng
dai.ly.thu.nhat@gmail.comCộng tác viên thiết kế
sale@noithat.coAdmin / Project Manager
Tự động phần quyền truy cập các thư mục theo email của người dùng.

Kết luận: 

  • Bạn có thể sử dụng Google Drive thay vì lựa chọn một phần mềm quản lý dự án. Theo cách đó, bạn sử dụng được tối đa sự tiện lợi mà Google Drive / Google Docs mang lại cho bạn. Bạn cũng có thể tận dụng được chi phí lưu trữ rất rẻ trên Google Drive và các vấn đề về bảo mật mà Google mang lại.
  • Để xây dựng giải pháp tự động hóa như đã nêu, bạn cần hệ thống hóa các biểu mẫu của công ty. Đó là các biểu mẫu được lặp đi lặp lại cho mỗi dự án mới phát sinh. Quá trình này không mất thời gian. Trưởng các phòng ban chỉ cần làm việc trong 1 tuần để hoàn tất quá trình này. 
  • Sau đó, bạn cần tìm một lập trình viên về Google Apps Script để hiện thực hóa bài toán. 

Hãy bấm vào đây để Email cho tôi nếu bạn đang muốn giải pháp như thế này.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *