Hướng dẫn tự động tạo thư mục và file trên Google Drive

Hướng dẫn chi tiết các bước cài đặt và sử dụng phần mềm miễn phí để tự động tạo thư mục và file trên Google Drive.

Phần mềm tự động tạo thư mục và file trên Google Drive

Đây là phần mềm miễn phí dạng Google sheet add-ons, cài đặt trên Google Sheet. Phần mềm này là giúp người dùng Google Drive tiết kiệm thời gian khi cung cấp cách thức tự động tạo các thư mục và file theo cấu trúc cây thư mục.

Từ file Google Sheet, loại file giống như Excel online, bạn viết ra tên thư mục mẹ, và danh sách các thư mục con và các file kèm theo, sau đó bấm nút “tạo cây thư mục” (create folders and files), một cây thư mục chứa các thư mục con và file theo mẫu sẽ được tạo ra. Toàn bộ thông tin của cây thư mục, bao gồm, vị trí, tên thư mục, tên file, sau đó sẽ được lưu trên file Google Sheet của bạn.

Phần mềm này giúp bạn loại bỏ các bước lặp đi lặp lại hàng ngày khi tạo các file theo mẫu, ví dụ, hợp đồng mẫu, báo giá mẫu, mô tả công việc .v.v..

Đây là phần mềm “nên cài ngày” nếu công việc hàng ngày của bạn hay lặp đi lặp lại việc, tạo thư mục mới (giống thư mục cũ), tạo file mới ( có cấu trúc giống file cũ theo mẫu/template của công ty).

Ứng dụng này cũng giúp bạn quản lý tập trung, tại một file duy nhất, tất cả các tài liệu của cá nhân và cả nhóm nằm trong Google Drive của bạn.

Xem video sau giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về giá trị của phần mềm này.

Hãy tham khảo ngay tình huống thực tế, là công ty nội thất đã tự động hóa hoàn toàn việc tạo hồ sơ khách hàng, bao gồm hợp đồng, báo giá, các biểu mẫu và khu vực lưu trữ các tài liệu thành viên trong dự án. Xem Video tại đây.

Hướng dẫn tự động tạo thư mục và file trên Google Drive

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước cài đặt và sử dụng phần mềm.

Auto create a new Google Drive directory just in one click
Auto create a new Google Drive directory just in one click

Bước 1: Lấy một license miễn phí

Để kích hoạt phần mềm, bạn cần một license / key. Để lấy key, bạn cần điền vào form dưới đây. Một email sẽ gửi đến bạn ngay lập tức sau khi bạn nhấn nút “nộp form”/submit.

Nội dung email gửi đến bạn ngay sau khi bạn nhấn nút “nộp form”

Bước 2: Tạo một bản sao của file Google Sheet

Nhà phát triển phần mềm đã tạo sẵn bản sao. Bạn chỉ cần tạo một bản copy bản sao file Google Sheet. Đường Link tại đây

File template này cũng được gửi qua email cho bạn ngay sau khi bạn nhấn nút nộp form ở bước 1.

Bước 3: Đặt license key của bạn vào sheet “setup”

Mở file mà bạn đã tạo bản sao ở bước 2.

Có 02 tab/sheet trong file đó, bao gồm:

Tab 1/Sheet 1: Setup và Tab 2/Sheet 2: Output.

Bạn cần phải dán key mà bạn nhận được qua email vào ô I5, của tab: Setup. Xem hình ảnh dưới đây.

Paste the free key into Google Sheet template

Bước 4: Thiết lập vị trí thư mục, nơi sẽ tạo ra thư mục và file mới.

Bạn muốn tạo thư mục và file kèm theo vào vị trí nào trong Google Drive của bạn?

Bạn cần thiết lập vị trí đó. Để cài đặt, bạn hãy đến di chuyển đến thư mục bạn muốn lưu mọi thứ, và copy ID của thư mục đó, sau đó, dán vào ô F5 của tab: setup. Xem hình dưới đây.

Bạn chỉ phải làm việc này một lần duy nhất mà thôi.

Trong ví dụ của mình, ID của thư mục có tên “Location of new directory” là “1Cxdn4Jw7F3a315bYI5Qsu9HmOBXH-Ce0” .Mình phải copy ID này để dán vào tab/sheet: setup (xem hình dưới).
Paste folder ID into Cell F5 Google Sheet Add-on to auto create folders and files

Bây giờ, bạn hãy thiết lập tên của cây thư mục bạn muốn tạo.

Trong ví dụ của mình, mình cần tạo ra một hồ sơ khách hàng và dự án cho công ty A, có tên là “Directory for Project A”, do đó, mình gõ Directory for Project A và ô F7 của Sheet/Tab: Set up.

Write down the name of new directory in to Google sheet Add-ons to auto create new folders & files
Viết ra tên cây thư mục bạn cần tạo vào ô F7 của sheet Set up. Trong trường hợp của mình, tên cần tạo là “Directory for Project A”

Bước 5: Gõ tên các thư mục con và các file bạn cần tạo mới.

Đây là các thư mục con sẽ nằm trong thư mục mẹ mà bạn muốn tạo. Trong trường hợp của mình, thư mục chính cần tạo, là “Directory for Project A”. Bên trong thư mục đó, mình muốn tạo các thư mục con gồm: item1, item2,…v.v..

Hãy viết tên các thư mục con này vào tại ô từ B5 đến B14 của Tab: Setup. Bạn cần phải đánh số thứ tự cho mỗi thư mục con tại các ô từ A5 đến A14.

Trong ví dụ của mình, mình muốn tạo thư mục mẹ là “Directory for project A”. Bên trọng, mình muốn tạo các thư mục con là, “Item 1”, “Item 2”, “Item 3”, “Item 4”, “Item 5”, “Item 6”.

Vì thế, mình đánh số thứ tự từ 1 đến 6 tại cột A, và gõ tên vào cột B. Xem thêm hình dưới đây.

Set up the list name of folders which will be created inside new directory.

Trong ví dụ của mình, mình muốn tạo thêm 2 file mới, đó là 2 file dựa trên form mẫu / template của công ty mình. File thứ nhất, mình muốn đặt trong thư mục con “item1”. File thứ 2, mình muốn đặt trong thư mục con “item2”

Set up the key files in to Google sheet add-on which help to auto create folders and files

Vì thế, mình đặt key của file thứ nhất, vào ô C5. Và key của file thứ 2, vào ô C6.

Nếu bạn muốn tạo thêm các file bên trong các thư mục con khác, hãy cứ theo logic như việc viết ra các dòng trên Excel, và điền file ID vào thư mục tương ứng.

Nếu bạn chưa hiểu file ID là gì, thì dưới này là một ví dụ.

Đường link đến file theo mẫu template của mình là: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zsO375NjdztsS0BCtivqAxs18qVZpmG1WMCvhMx_RAw/edit?usp=sharing

Tương ứng với đó, file ID sẽ là: 1zsO375NjdztsS0BCtivqAxs18qVZpmG1WMCvhMx_RAw

Trên thực tế, file trên là mẫu mà công ty mình sử dụng để theo dõi tiến độ của các dự án. Nó bao gồm các biểu đồ về gantt chart và các thông tin khác liên quan đến dự án.

Bước cuối cùng: Cài đặt và chạy phần mềm

File Google sheet của bạn đã sẵn sàng. Bạn chỉ cài đặt tất cả các bước trên 1 lần duy nhất mà thôi.

Bây giờ, từ file Google sheet của bạn, bạn bấm vào “Add-ons”, sau đó, đến “Get add-ons” và màn hình chợ ứng dụng dành cho người dùng Google Sheet xuất hiện. (Xem hình ở dưới đây)

Hãy copy từ ” Auto create folder & files ” và dán vào mục tìm kiếm, sau đó nhấn vào ứng dụng có tên: Auto create folder & files để cài đặt nó. Ngay sau đó, bạn sẽ thấy menu của ứng dụng xuất hiện trên file Google sheet của bạn. Lưu ý rằng, toàn bộ cài đặt các bước trên, bạn chỉ phải làm một lần duy nhất.

Click vào nút “create directory” để bắt đầu tạo ra 1 cây thư mục, chứa nhiều thư mục mẹ và thư mục con bên trong.

Kết quả: Không chỉ là tạo thư mục và file, mà còn là cách bạn quản lý tất cả các tài liệu của bạn

Phần mềm Google Sheet add-ons này không chỉ giúp bạn tự động tạo thư mục và file, nó còn giúp bạn quản lý tập trung tất cả các thư mục, file bên trong Google Drive của bạn. Tại duy nhất 1 địa chỉ.

Ngay sau khi bạn bấm nút chạy lệnh, hãy di chuyển đến sheet “Output”.

Tất cả các thư mục mẹ, thư mục con và đường link đến các thư mục đó, đã được xuất ra tại file output. Tại file này, bạn sẽ dễ dàng đi đến bất cứ file hay thư mục nào bạn muốn.

Centralized managing your Google Docs documents with Auto create folders and file Google sheet add-ons
Centralized managing your Google Docs documents with Auto create folders and file Google sheet add-ons

Như bạn có thể thấy ở hình trên, có tổng cộng 5 cột trong file “output”.

Cột 1: Ngày tạo ra tài liệu, tạo ra thư mục, và các file.

Cột 2: Là loại tài liệu. Nó là thư mục cha ( parent folder), thư mục con (folder) và file .

Cột 3:tên của thư mục và các files.

Cột 4: Đường link đi đến các thư mục và file. Có bảng này, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi bấm nút để trỏ chuột đến các vị trí thư mục như trên giao diện của google drive.

Cột 5: Email của người tạo ra tài liệu. Thông tin tại cột này giúp bạn quản lý được ai là người tạo ra hồ sơ.

Như vậy, mỗi lần chạy phần mềm, các file và thư mục được ghi lại trên sheet/tab “output”. Sheet “output”, vì thế, giống như là công cụ để bạn quản lý tập trung tất cả tài liệu cho nhóm của bạn và cá nhân bạn.

Kết luận về phần mềm tự động tạo thư mục và file trên Google Drive

Phần mềm này giúp tiết kiệm thời gian khi bạn phải lặp đi lặp lại việc tạo các hồ sơ, thư mục, và file theo mẫu. Trong tình huống thực tế, nó đã giúp cho công ty nội thất tự động tạo hồ sơ dự án cho từng công trình, khách hàng, chỉ bằng 1 cú click chuột. Hãy xem chi tiết tại đây: công ty nội thất tự động tạo hồ sơ công trình, dự án.

Nhấn đây để email cho mình nếu bạn cần trợ giúp thêm.

This post is also available in: English (English)